Gestionar acción voluntaria dentro de las organizaciones significa contar con estrategias novedosas y atractivas para que las personas no sólo decidan vincularse con una causa o una labor y donar su tiempo a través del trabajo voluntario, sino también para que estas mismas personas decidan continuar por un tiempo indefinido, comprometiéndose a participar, aportar y fortalecer el desarrollo de los planes de acción correspondientes a los objetivos y necesidades de las organizaciones.

Desde el programa de Responsabilidad Social de Uniandinos, se ha planteado y se trabaja por promover la apropiación y uso del ciclo de la gestión de voluntariado al interior de las organizaciones para hacerlo de manera efectiva con resultados óptimos. Este ciclo va desde la planeación del proceso, selección e inducción de las personas voluntarias, pasando por el acompañamiento que favorezca la permanencia o fidelización con el voluntariado hasta el final de su participación como persona voluntaria.

• La planeación: lo principal en este paso es definir la necesidad puntual a trabajar, las acciones que pueden dar respuestas a esta situación y los resultados que se esperan con el desarrollo de estas acciones. Asimismo, se deben determinar los recursos disponibles para el trabajo sobre esta situación. Una vez determinados estos puntos podemos identificar si la situación puede ser abordada con el trabajo voluntario de una persona voluntaria o por el contrario se debe pensar en hacerlo con una persona empleada por la organización.

• La búsqueda y el reclutamiento: En este paso, se comunicará la necesidad que hemos definido anteriormente. Inspirar a las personas voluntarias a través de la forma de contar la situación que les necesita para superarse y trabajar sobre ella. Y hacer una recolección efectiva de los datos de las personas interesadas, procurando tener sus datos de contacto para hacer una vinculación efectiva. Datos necesarios que no se deben olvidar al momento de reclutar personas voluntarias: nombre completo, número de teléfono y correo electrónico. Y dependiendo de la especificidad del proyecto, se agregará diferente información que debe ser solicitada.

• La selección: En este paso, se elegirán a las personas voluntarias interesadas en participar del proyecto, pero que además sean las apropiadas, que cuenten con el tiempo, los conocimientos y las habilidades según la especificidad del proyecto. Aquí se debe ser transparente con las personas voluntarias para recordarles lo que se necesita y se espera en el proyecto. Y, finalmente, hacer efectiva la vinculación de las personas voluntarias.

• La inducción y formalización: Aquí las personas voluntarias ya son parte del proceso, así que estas deben ser ubicadas en el contexto: proyecto, comunidad, etc. También se ponen a disposición de la persona voluntaria los recursos disponibles de la organización. Es importante ratificar el compromiso y los acuerdos de participación en el proyecto y, finalmente, dejar con claridad los contactos frecuentes con los que debe estar en relación esta persona voluntaria. Es importante tener en cuenta la formalidad de la participación de la persona voluntaria a través del acuerdo de voluntades.

• El acompañamiento y capacitación: La atención se centra en la persona voluntaria, presentándole la guía de su trabajo (quien lidera el proyecto al interior de la organización), las herramientas con las que cuenta durante su participación en el proyecto y se hace énfasis en la importancia de la comunicación constante a través de los diferentes medios que se establezcan.
• El monitoreo y evaluación: En este punto se tienen en cuenta los indicadores establecidos anteriormente para dar seguimiento al cumplimiento de cada aspecto planteado. Es importante medir económicamente la labor del voluntariado gestionado para tener un seguimiento del aporte de las personas voluntarias.
• El reconocimiento: Para terminar este ciclo de gestión del voluntariado, en este punto se pueden ofrecer certificados de las horas donadas al proyecto de voluntariado en la organización, este certificado tiene un valor agregado en diferentes espacios académicos y laborales. Asimismo, las cartas de recomendación como personas voluntarias. Y, finalmente, reconocer a través de diferentes canales y espacios de comunicación la labor de las personas voluntarias y su participación con la organización.